Zásady ochrany osobních údajů

GDPR DOKUMENTACE PRO REALITNÍ KANCELÁŘ MARA S.R.O.

Dokument slouží k zajištění transparentnosti ohledně zpracování osobních údajů, vymezuje hlavní účely a právní důvody zpracování, stanovuje lhůty pro uchování a vyjmenovává práva klientů i dalších dotčených osob. Je určen k tomu, aby se každý mohl snadno dozvědět, jakým způsobem Realitní kancelář MARA s.r.o. s osobními údaji nakládá a jaká má povinná pravidla pro jejich ochranu.
 

ČÁST I: ÚVOD A OBECNÁ USTANOVENÍ

1. Účel tohoto dokumentu

Tento dokument (dále jen „Dokument“) je vyhotoven s cílem zajistit soulad společnosti Realitní kancelář MARA s.r.o. (dále jen „Společnost“) s požadavky Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále jen „GDPR“) a souvisejících právních předpisů České republiky. Dokument podrobně popisuje, jak Společnost zpracovává osobní údaje:

• Subjektů údajů, kteří využívají jejích služeb nebo s ní jinak vstupují do kontaktu.
• Návštěvníků webových stránek Společnosti (dále jen „Web“).
• Osob, které kontaktují Společnost v souvislosti s poptávkou či nabídkou realitních služeb.

Společnost se zabývá prodejem nemovitostí a zprostředkováním realitních služeb. Tento Dokument je rozdělen do několika částí pro lepší přehlednost a snadnější implementaci do vnitřních procesů i na Web.

2. Rozsah působnosti

Dokument upravuje zpracování osobních údajů všech subjektů údajů včetně:

• Zákazníků a klientů (fyzických osob) využívajících realitní služby Společnosti,
• Zástupců klientů (např. při prodeji či pronájmu nemovitosti),
• Návštěvníků Webu, kteří vyplňují kontaktní formuláře nebo souhlasí s užitím cookies a marketingových nástrojů,
• Odběratelů marketingových materiálů, zejména newsletterů.

3. Základní pojmy

• GDPR (General Data Protection Regulation) – Obecné nařízení o ochraně osobních údajů.
• Osobní údaje – Jakékoli informace týkající se identifikované nebo identifikovatelné fyzické osoby (Subjekt údajů).
• Subjekt údajů – Fyzická osoba, k níž se osobní údaje vztahují.
• Správce – Realitní kancelář MARA s.r.o. (dále jen „Společnost“), která určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů.
• Zpracovatel – Třetí osoba, která zpracovává osobní údaje pro Společnost na základě smlouvy nebo jiného právního jednání.
• Zpracování – Jakákoliv operace s osobními údaji, jako je shromažďování, ukládání, zpřístupňování, úprava, výmaz apod.

---

ČÁST II: PRÁVNÍ ZÁKLADY ZPRACOVÁNÍ

4. Právní důvody zpracování

Společnost zpracovává osobní údaje na základě následujících právních titulů:

1. Plnění smlouvy či jednání o smlouvě
   • Např. zpracování osobních údajů pro uzavření či plnění zprostředkovatelské nebo kupní smlouvy související s nemovitostmi.
2. Plnění právní povinnosti
   • Např. plnění povinností vyplývajících z účetních a daňových předpisů.
3. Oprávněný zájem Společnosti
   • Např. zajištění bezpečnosti Webu, ochrana majetku, vedení interních statistik.
4. Souhlas subjektu údajů
   • Např. zpracování osobních údajů pro marketingové účely a zasílání newsletterů (pokud k tomu Subjekt údajů udělil výslovný souhlas).

Každé zpracování je vždy prováděno v souladu s principy GDPR, zejména s principem zákonnosti, korektnosti, transparentnosti a minimalizace údajů.

---

ČÁST III: ROZSAH SHROMAŽĎOVANÝCH A ZPRACOVÁVANÝCH ÚDAJŮ

5. Typy osobních údajů

1. Identifikační údaje
   • Jméno, příjmení, titul, datum narození, rodné číslo (pokud je nutné pro splnění právních povinností v oblasti realit), případně IČ, DIČ, pokud je klientem OSVČ.
2. Kontaktní údaje
   • Adresa trvalého či přechodného bydliště, e-mailová adresa, telefonní číslo.
3. Údaje související s realitní transakcí
   • Informace o nemovitosti (adresa, popis, stav), výpis z katastru nemovitostí, kupní či nájemní smlouvy, údaje o bankovním účtu pro platby kauce a provize apod.
4. Technické údaje (cookies a analytika)
   • Cookies (HTTP cookies pro funkčnost a optimalizaci Webu, analytické a marketingové cookies s výslovným souhlasem), IP adresa, zařízení, ze kterého Subjekt údajů přistupuje, čas návštěvy a další údaje získané při použití Webu.
5. Marketingové údaje
   • Preferovaná forma komunikace (e-mail, telefon), informace o reakcích na newslettery (otevření, kliknutí), obsah případných marketingových souhlasů.

Společnost se vždy snaží zpracovávat pouze takový rozsah osobních údajů, který je nezbytný pro naplnění příslušného účelu.

---

ČÁST IV: ÚČELY ZPRACOVÁNÍ A DOBA UCHOVÁVÁNÍ

6. Účely zpracování

1. Zpracování při vyplňování kontaktních formulářů

   • Účel: Komunikace s potenciálními klienty, odpovědi na dotazy.
   • Právní základ: Oprávněný zájem (rychlá a efektivní komunikace) nebo jednání o smlouvě.
   • Doba uchovávání: Max. 1 rok po ukončení komunikace, pokud nedojde k uzavření smlouvy.

2. Marketingové účely (newslettery, obchodní sdělení)

   • Účel: Rozesílání informací o novinkách, akcích, nabídkách nemovitostí.
   • Právní základ: Souhlas subjektu údajů (opt-in) nebo oprávněný zájem (pokud jste již klientem a existuje předchozí vztah).
   • Doba uchovávání: Do odvolání souhlasu nebo do doby ukončení podnikání, nejdéle však 5 let od poslední komunikace či účasti v marketingové kampani.

3. Plnění smluv spojených s realitními službami

   • Účel: Uzavření a plnění kupních, nájemních nebo zprostředkovatelských smluv, organizace prohlídek nemovitostí, vypracování dokumentace.
   • Právní základ: Plnění smlouvy.
   • Doba uchovávání: 10 let od ukončení smluvního vztahu (resp. dle platné legislativy a lhůt pro vedení daňových dokladů).

4. Uchovávání údajů pro účetní a daňové účely

   • Účel: Archivace faktur, účetních dokladů, daňových dokladů vyplývajících z realitní činnosti.
   • Právní základ: Plnění právní povinnosti (zákon o účetnictví, daňové předpisy).
   • Doba uchovávání: 10 let od konce účetního období, v němž se doklad týká (pokud právní předpis nestanoví lhůtu delší).

5. Technická podpora a evidence údajů při použití cookies

   • Účel: Zajištění funkčnosti Webu, analýza chování návštěvníků, personalizace nabídky.
   • Právní základ: Oprávněný zájem (nezbytně nutné cookies) a souhlas (volitelná analytická a marketingová cookies).
   • Doba uchovávání: Dle konkrétního typu cookies (od relace do 2 let). Podrobnější informace jsou uvedeny v samostatné Cookie politice.

---

ČÁST V: PRÁVA SUBJEKTŮ ÚDAJŮ

7. Základní práva a jejich výkon

1. Právo na přístup k osobním údajům

   • Subjekt údajů je oprávněn získat potvrzení o tom, zda Společnost zpracovává jeho osobní údaje, a pokud ano, může požadovat kopii těchto údajů.

2. Právo na opravu

   • V případě, že Subjekt údajů zjistí nepřesnost či neúplnost v osobních údajích, má právo požadovat jejich opravu.

3. Právo na výmaz („právo být zapomenut“)

   • Subjekt údajů může požadovat výmaz osobních údajů, pokud již nejsou potřebné, došlo k odvolání souhlasu a neexistuje jiný právní základ, nebo byly zpracovány protiprávně.

4. Právo na omezení zpracování

   • Subjekt údajů může požadovat omezení zpracování, pokud popírá přesnost údajů nebo namítá jejich zpracování.

5. Právo na přenositelnost údajů

   • Subjekt údajů může žádat o přenesení svých údajů k jinému správci, pokud zpracování probíhá na základě smlouvy nebo souhlasu a automatizovaně.

6. Právo vznést námitku

   • Proti zpracování na základě oprávněného zájmu Společnosti (např. direct marketing). V případě námitky Společnost ukončí zpracování, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody.

7. Právo odvolat souhlas

   • Subjekt údajů může kdykoli odvolat souhlas, pokud je zpracování založeno na souhlasu. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování před jeho odvoláním.

8. Jak uplatnit práva

Subjekt údajů může svá práva uplatnit:

• E-mailem na adresu [[email protected]],
• Písemně na adresu sídla Společnosti: Pavelčákova 6/11, 779 00 Olomouc,
• Nebo telefonicky na +420 732 835 902 (pokud je to vhodné a lze tak žádost důvěryhodně ověřit).

Společnost je povinna reagovat do 1 měsíce od obdržení žádosti. V případě složité nebo opakované žádosti se může tato lhůta prodloužit o další 2 měsíce, o čemž bude Subjekt údajů informován.

---

ČÁST VI: SPECIFICKÉ PROCESY

9. Uchovávání údajů o nemovitostech

V souvislosti s prodejem či pronájmem nemovitostí Společnost zpracovává rovněž údaje o nemovitostech a jejich vlastnících. Tyto údaje mohou zahrnovat:

• Kopie výpisu z katastru nemovitostí,
• Technické parametry nemovitosti,
• Fotodokumentaci (zejména pro marketingové účely spojené s nabídkou nemovitostí).

Doba uchovávání: Tyto údaje jsou uchovávány po dobu trvání smluvního vztahu a následně pro účetní a právní potřeby, obvykle 10 let od konce účetního období, v němž smluvní vztah skončil, nestanoví-li právní předpisy delší dobu.

10. Ochrana dat při analytických nástrojích a cookies

Společnost využívá anonymizované či pseudonymizované nástroje pro měření návštěvnosti a chování na Webu. V rámci analýz mohou být shromažďovány technické údaje (IP adresa, typ prohlížeče, zařízení) a údaje o interakcích uživatele se stránkou. Zpracování probíhá na základě oprávněného zájmu (nezbytné cookies) nebo souhlasu (pokročilé analytické a marketingové cookies).

Více informací naleznete v samostatné Cookie politice Společnosti, která detailně popisuje:

• Druhy používaných cookies (nezbytné, statistické, marketingové),
• Jejich funkci, platnost a možnost nastavení preferencí,
• Postup odvolání souhlasu s používáním cookies.

---

ČÁST VII: SUBJEKTY, KTERÝM MOHOU BÝT ÚDAJE ZPŘÍSTUPNĚNY

11. Kategorie příjemců osobních údajů

1. Interní zaměstnanci a spolupracovníci

   • Těm, kteří potřebují mít přístup k osobním údajům za účelem plnění svěřených úkolů (např. realitní makléři, administrativní pracovníci).

2. Právní a daňoví poradci, auditoři

   • V případě potřeby ochrany práv a právních nároků Společnosti, případně při plnění daňových a účetních povinností.

3. Zpracovatelé

   • Externí subjekty poskytující IT služby, marketingové či účetní služby, které zpracovávají osobní údaje jménem Společnosti na základě uzavřené smlouvy o zpracování osobních údajů (se zárukami důvěrnosti a ochrany osobních údajů).

4. Banky, finanční instituce

   • Pouze v nezbytném rozsahu pro realizaci platebních transakcí, vyplácení provizí či nájemného.

5. Orgány veřejné moci

   • Finanční úřady, soudy, exekutoři, Policie ČR či jiné orgány, pokud je to vyžadováno právními předpisy.

Společnost neprodává, nepronajímá ani jinak neposkytuje osobní údaje třetím stranám, pokud k tomu nemá zákonný důvod nebo souhlas Subjektu údajů.

---

ČÁST VIII: BEZPEČNOST A OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ

12. Zásady ochrany a bezpečnostní opatření

Společnost uplatňuje přiměřená technická a organizační opatření, aby zabránila neoprávněnému přístupu k osobním údajům či jejich ztrátě. Mezi tato opatření patří například:

• Šifrování přenášených dat (např. HTTPS),
• Využívání silných hesel a přístupových práv v interních systémech,
• Pravidelná aktualizace softwaru a antivirového zabezpečení,
• Fyzická ochrana prostor a zařízení, kde jsou osobní údaje uloženy,
• Interní předpisy a školení zaměstnanců ohledně nakládání s osobními údaji.

---

ČÁST IX: POSTUP ODVOLÁNÍ SOUHLASU A VYŘÍZENÍ POŽADAVKŮ

13. Odvolání souhlasu

Pokud je zpracování osobních údajů založeno na souhlasu (např. odebírání newsletteru), může jej Subjekt údajů kdykoli odvolat:

• Kliknutím na odkaz „Odhlásit“ v obdrženém e-mailu s marketingovým sdělením,
• Zasláním písemné žádosti na [[email protected]],
• Nebo telefonicky na +420 732 835 902 (vždy je však nutné ověřit, že žádost pochází od dotyčného Subjektu údajů).

Po obdržení odvolání Společnost přestane dané osobní údaje pro daný účel zpracovávat, pokud nemá k jejich dalšímu zpracování jiný právní základ (např. oprávněný zájem nebo plnění právní povinnosti).

14. Vyřízení požadavků a stížností

Subjekt údajů má právo podat stížnost u dozorového úřadu (Úřad pro ochranu osobních údajů), pokud se domnívá, že jeho osobní údaje Společnost zpracovává v rozporu s platnými právními předpisy. Společnost nicméně doporučuje nejdříve využít možnost kontaktovat ji přímo a pokusit se situaci vyřešit smírně.

---

ČÁST X: ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ

15. Aktualizace Dokumentu

Společnost si vyhrazuje právo tento Dokument kdykoli upravit a aktualizovat, zejména v návaznosti na změny právních předpisů, interních procesů nebo nabízených služeb. O významných změnách bude Subjekty údajů předem informovat vhodným způsobem (např. formou oznámení na Webu nebo e-mailem).

16. Kontaktní údaje

• Správce: Realitní kancelář MARA s.r.o. (dále jen „Společnost“)
• Sídlo: Pavelčákova 6/11, 779 00 Olomouc
• IČ: 04919629
• DIČ: CZ04919629
• Obchodní rejstřík: C 65606
• E-mail: [email protected]
• Telefon: +420 732 835 902
• Web: www.rkmara.cz

Cookies